\

Акт передачи дел при увольнении бухгалтера

Содержание

Акт приема-передачи дел в связи с увольнением главного бухгалтера

Акт передачи дел при увольнении бухгалтера

Для главного бухгалтера после своего ухода очень важно оставить полный порядок в проделанных им делах, потому что это вопрос профессионализма и этики.

Поэтому и предшественник, и приемник должны быть заинтересованы в правильной процедуре приема-передачи дел на фирме. Акт приема-передачи дел в связи с увольнением главного бухгалтера нужен для разграничения ответственности бывшего и нового главбуха.

Поэтому обезопасить принятого работника от ошибок прошлого поможет оформление именно такого документа, как акт приема-передачи дел.

В актуальном законодательстве не указан порядок передачи дел от одного бухгалтера другому.

Эта процедура, по сути, не является обязательной, но она все равно необходима для компании, чтоб преемник на должность бухгалтера мог увидеть реальное положение вещей в учете и бухгалтерии в учреждении на момент ухода главбуха. Отсутствие первичных документов может сильно повлиять на дальнейшую деятельность компании.

Какие действия нужно сделать перед подписанием акта

Сразу перед тем, как осуществить передачу дел новому главбуху, директор организации должен подписать специальный приказ, в нем, как правило, должны быть указаны:

  1. люди, которые несут ответственность за прием и передачу бухгалтерских дел;
  2. период времени, в течение которого будут переданы документы;
  3. если какое-то время прежний и новый главный бухгалтер должны будут работать вместе, то в приказе должно будет указано разграничение обязанностей между ними;
  4. дата, до начала которой должны будут завершиться все бухгалтерские операции, покидающим компанию главбухом;
  5. порядок, сроки выполнения инвентаризации;
  6. порядок оформления документов такой процедуры, как приема-передачи дел.

Инвентаризация является обязательной только, когда совершается смена материально ответственных должностных лиц (нужно проводить, если в трудовом контракте с главбухом есть условие про полную материальную ответственность).

К содержанию

Как должен быть правильно составлен акт и что нужно в нем указать

Исходя из результатов инвентаризации и сверки всей документации, формируется акт приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера.

Главбух, который покидает свою должность, благодаря внутреннему распорядку предприятия, может быть обязан передать новому главбуху должностную инструкцию и проконтролировать степень её уяснения.

Для передачи дел как обычно назначается определённая комиссия, а составленный акт в нескольких копиях заверяется членами комиссии и ответственными сторонами. В акте указывается детальное состояние бухгалтерского учета на момент передачи дел.

В акте необходимо указать всех людей, которые принимают непосредственное участие в передаче документов, потому что, кроме главного бухгалтера в это могут быть вовлечены и другие работники бухгалтерии, еще могут быть приглашены и внешние аудиторы. Количество и контингент участников утверждает руководитель.

Передавать стоит только те документы, за которые нес ответственность уходящий главный бухгалтер. Так, допустим, если в учреждении учетом заработной платы занимается отдельно нанятый сотрудник, то эту документацию передавать и упоминать в акте не надо.

Новый главный бухгалтер должен быть удостоверенным в том, что он получил абсолютно все документы, касающиеся деятельности бухгалтера за последние 5 лет.

Период хранения определённых деловых бумаг установлен в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, который утвержден Росархивом. Там же определены и сроки сбережения статистической отчетности.

Налоговики вправе проверить организацию за последние 3 года работы. Это правило описано в пункте 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ. Поэтому новому главному бухгалтеру следует тщательно проверить наличие документации, имеющей отношение именно к упомянутому ранее периоду времени.

Большое внимание стоит уделить таким документам:

  • – книги покупок и продаж;
  • – журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур;
  • – журналы регистрации приходных и расходных кассовых документов;
  • – книги выдачи доверенностей;
  • – кассовые книги;
  • – журналы регистрации путевых листов;
  • – журналы кассира-операциониста.

Если прежний главбух выполняет обязанности кассира на предприятии, то ему следует передать не только необходимую документацию, но и деньги, бланки деловых бумаг строгой отчетности, банковские чековые книжки, ключ от кассы и сейфа.

Возможно, оформить акт приема-передачи дел в краткой форме, к нему приложить опись всех документов, которые передаются. Если перечень таких документов маленький, то их можно будет указать прямо в акте. Тогда не придется делать отдельную опись.

Чтобы правильно составить акт приема-передачи дел, нужно решить какие деловые бумаги подлежат передаче, и конкретно за какой период. Чтоб это понять, нужно воспользоваться нормами п. 2 ст. 7 Закона о бухгалтерском учете: главбух несет ответственность за ведение бухгалтерского учета, подробное и своевременное предоставление полной бухгалтерской отчетности и формирование учетной политики.

Значит, передаваться могут только те деловые бумаги, за которые он несет ответственность: налоговые документы, бухгалтерская и налоговая отчетность, первичные учетные, бухгалтерские регистры, процедуры кодирования, учетная политика, рабочий план счетов бухгалтерского учета, программы машинной обработки данных и т. д.

Обязательно необходимо обратить внимание, что из-за того, что форма акта сдачи приема дел не утверждена какими-либо нормативными документами, он может быть составлен в произвольной форме, и утвержден позже руководством организации.

Общепринято, что акт и опись (если она составляется отдельно от акта) должны быть в двух копиях, одна из них передается главному бухгалтеру, который покидает свое рабочее место, а вторая должна остаться в бухгалтерии учреждения. В случае если смена бухгалтера происходит в филиале организации, акт с описью должны составляться в трех образцах: первый – для главной компании, второй – для филиала и третий – для уходящего бухгалтера.

В акте сдачи-приема дел нужно в обязательном порядке указать:

  • – дату окончательного приема дел (это обязательный реквизит акта);
  • – даты, наименования документов, которые передаются;
  • – список документов, которые отсутствуют на момент передачи (нужно указать, иначе потом возникнут некоторые существенные трудности при попытках доказать, что документы были утеряны на работе предыдущим бухгалтером);
  • – все ошибки, нарушения, недочеты, недостатки, которые были обнаружены в процессе передачи дел, в оформлении первичной документации, налоговой документации (особенно материальный и денежный учет, включая кассовые документы, накладные);
  • – расхождения имеющихся данных бухгалтерской, налоговой отчетности с данными компьютерной бухгалтерской программы за сопоставленные проверенные сроки времени.

Также к акту нужно приложить (если есть такая возможность) письменные объяснения главного бухгалтера, который покидает свой пост относительно причин таких расхождений.

К содержанию

Если не успели найти нового главбуха

Акт приема-передачи дел подписывают покидающий предприятие главный бухгалтер и новый. Однако если замену прежнему найти не успели в срок, то документацию можно временно передать сотруднику бухгалтерии. Но если и таковых нет, то сам директор вправе принять документы.

К содержанию

Передача дел новому специалисту

Следует рассмотреть такую ситуацию, когда все-таки нового сотрудника успели найти, и он вышел на работу, то, как правило, определенное время они работают вместе, потому что передача документации – процесс медленный. Нового работника оформляют в штат только после официального прекращения трудовых отношений с предыдущим.

Это действие неправильное. Должно быть заранее заключено трудовое соглашение с новым работником, так как передать документы, ключ от сейфа, печати постороннему человеку организация не может.

Учитывая то, что двух главных бухгалтеров в компании не может быть, то его ненадолго оформляют на иную должность (к примеру, заместитель главбуха).

К содержанию

Передача дел аутсорсинговой компании

В наши дни возможна и другая ситуация. Организация решила, что передаст ведение учета в аутсорсинговую компанию. В этом случае только служащий этой специализированной бухгалтерии вправе принимать дела под роспись. Тогда основанием для передачи документации будет заключенный договор между компаниями об оказании услуг по ведению учета.

К содержанию

Что делать, когда бухгалтер отказывается подписывать акт

Если бухгалтер, который увольняется, отказывается подписать акт приема-передачи, то это нужно в обязательном порядке зафиксировать документально в форме акта в присутствии не менее двух свидетелей.

Помимо этого, руководитель должен своим приказом назначить комиссию для фиксирования общего состояния бухгалтерского учета на предприятии и для составления описи документов.

Может произойти и такое, что каких-то деловых бумаг в организации будет не хватать, тогда подобный акт и опись снимут с нового главного бухгалтера ответственность.

Подводя итог, нужно отметить, что процедура приема-передачи дел является очень ответственной и для покидающего должность, и для вновь прибывшего главбуха, и для самой фирмы.

Но следует обратить внимание: главбух, который увольняется, не должен заниматься организацией передачи дел, это задача директора.

В обязанности увольняющегося бухгалтера входит доведение всех текущих дел до конца и передаче необходимых документов в надлежащем виде.

Источник: https://ipinform.ru/kadry/uvolnenie-rabotnikov/akt-peredachi-glavnogo-buxgaltera.html

Увольнение главного бухгалтера, прием и передача дел: срок, акт и приказ – Ваш дополнительный заработок

Акт передачи дел при увольнении бухгалтера

  • Увольнение главного бухгалтера – не рядовое событие, по предприятию должен быть издан приказ о передаче дел.
  • Когда издается такой приказ, в какой форме, что должно содержаться в теле документа, кто обязан подписать бумагу?
  • На все эти вопросы вы найдете ответы в данной статье.
  • А также подробно изучим, когда и какой документ и при каких условиях оформляется.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 110-35-79. Это быстро и бесплатно!

Скрыть содержание

Приказ о передаче дел при увольнении главного бухгалтера

Процесс увольнения главбуха в трудовом законодательстве отдельно не рассматривается, что обозначает на практике применение законодательных актов, действующих в отношении обычных сотрудников. Однако, учитывая для всей фирмы важность смены фигуры такого масштаба, недопустимо в одночасье уйти, не передав документацию, материальные ценности, печати и пр.

Главбух – единица штатная, мера ответственности прописывается в трудовом договоре (далее – ТД), но передать дела увольняющийся глава бухгалтерии обязан лицу, указанному в приказе. Приказ о передаче дел при увольнении главного бухгалтера издается при обстоятельствах, когда специалист:

  • подал заявление об увольнении по своей инициативе;
  • находится на излечении, длительность которого не определена;
  • увольняется по инициативе работодателя;
  • меняет место жительства и переезжает;
  • выходит на пенсию;
  • по непредвиденным обстоятельствам;
  • по соглашению сторон;
  • отправляется на дневную форму обучения в ВУЗ получать второе высшее образование, и пр.

Смена главбуха при любых условиях (если человек жив и относительно здоров) сопровождается изданием приказа о передаче дел.

За какой срок до ухода специалиста издается?

Срок должен быть достаточным, чтобы закончить передачу всех дел и снять все вопросы, законодательно период от выпуска приказа до увольнения главного счетовода не установлен и может быть разным, от недели до месяца и более.

Например, в случае увольнения по своей инициативе – по собственному желанию (п.3 ст.77 ТК РФ), логично совместить этот период с обязательным сроком отработки, равным 14-ти дням (ст. 80 ТК РФ).

Если предприятие крупное, с различными направлениями деятельности и большим оборотом, то 2- недельного срока может оказаться недостаточно.

Важно, чтобы условия прекращения сотрудничества, в том числе и срок отработки до 1- месяца и более этой важной персоны, были предусмотрены в ТД. Став пенсионером, правая рука руководителя предприятия вправе уволиться без отработки, поэтому важно обусловить этот момент непременной передачей дел, закрепив срок в приказе.

Инструкция по составлению документа

Приказ оформляется в общепринятом виде, однако есть некоторые отличия от иных документов по предприятию.

Форма

Ниже по центру располагают название – приказ, на следующей строке слева указывают пункт, где происходит смена главбуха и находится компания, а справа – дата.

Слева коротким столбиком описывают тему документа, в данном случае это выглядит так: «Касается передачи дел главным бухгалтером». Ниже, с абзаца, начинается текстовая часть документа.

бумаги

Первым пунктом руководитель фирмы, от имени и за подписью которого будет выпущен приказ, должен сообщить причину передачи финансовых бумаг, например: «В связи с увольнением главного бухгалтера такого-то приказываю:», и далее один за другим располагать пункты. Обязуя предоставлять папки, бумаги, информацию в компьютере, обязательно следует устанавливать срок, на протяжении которого должны быть выполнены поручения.

Следует оговорить и период, за который передается документация (обычно это 3 года).

Если главный счетовод старается скрыть информацию, не раскрыть все нюансы фактического положения финансов или налогов, наличия материалов и пр., или же откровенно игнорирует настоящий документ, то выходит, что приказ не исполняется, и не исключено, что работник, имеющий доступ к финансам фирмы, намерен скрыть злоупотребления.

В таком случае могут быть приняты совсем иные меры дисциплинарного воздействия, учтенные ТК РФ, а принять дела поручат уже комиссии, компетентность состава которой позволит прояснить ситуацию и выявить недостачу средств или материалов.

В приказе нужно указать конкретно ФИО и должность лица, сдающего дела, а также данные его преемника. Лицом, принимающим бумаги, может быть новый главбух, а если кандидатура еще не одобрена, тогда поручить приемку документации есть вариант заместителю или иному должностному лицу.

Важно, чтобы принимающая персона обладала достаточной компетентностью в финансовых вопросах, нюансах налоговой политики. После ухода сдающего лица всю ответственность берет на себя именно тот, кто принял дела и поставил свою подпись.

К процедуре передачи дел могут быть привлечены и иные лица – финансовый директор, представитель службы собственной безопасности компании и др. В период, отведенный для приемки от уходящего главного счетовода, обычно проводят также инвентаризацию материальной базы.

В документе также оговариваются полномочия и обязанности тех, кто участвует в сдаче – приемке дел от главбуха. Так, например, можно указать, что в случае выявления недостачи или неувязок следует привлечь аудиторскую фирму. По результатам приемки должен быть составлен акт, о чем конкретно прописать в приказе поручение и указать лицо, ответственное за это.

Контроль за исполнением этого документа обычно руководитель оставляет за собой. Под текстом указывают полную должность руководителя и его ФИО, а после подписания перечисляют должности и ФИО каждого, кто должен быть ознакомлен с документом.

Скачать образец приказа о передаче дел при увольнении главного бухгалтера

Всем, кто так или иначе причастен к передаче дел и упомянут в приказе, следует под подпись на первом экземпляре ознакомить с его содержанием. Именно такой приказ оформляется в 1 экз., необходимом для делопроизводства, а для всех, кто упомянут, секретарь подготовит копии.

Главбух не вправе уйти, не передав дела, и для контролирования этого процесса должен быть издан приказ по предприятию. Это простой документ для внутреннего оборота компании, но при составлении бумаги необходимо знать, что именно должен содержать такой документ.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: 

+7 (499) 110-35-79 (Москва)

+7 (812) 490-75-26 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно!

Источник:

Необходима пошаговая инструкция с образцами приказа и акта передачи дел при увольнении главного бухгалтера

Необходима пошаговая инструкция с образцами приказа и акта передачи дел при увольнении главного бухгалтера

Ответ на вопрос:

При смене главного бухгалтера необходимо разработать четкую схему передачи дел уходящим и приема дел новым сотрудником.

В ней предусматривают порядок и сроки приема-передачи дел, период, в течение которого каждый из главных бухгалтеров будет вести текущие дела, руководить работой бухгалтерии, а также подписывать документы.

Разработанная схема утверждается приказом руководителя организации. Также в нем указываются лица, несущие ответственность за выполнение данного приказа.

  • Процедура передачи дел состоит из следующих этапов:
  • — издание приказа руководителя организации о приеме-передаче дел;
  • — проведение инвентаризации имущества и обязательств организации;
  • — ознакомление с внутренними документами компании;
  • — непосредственно передача дел, включая передачу первичной документации, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской и налоговой отчетности;
  • — проверка состояния учета и отчетности;
  • — оформление и утверждение руководителем акта приема-передачи дел.
  • До увольнения главного бухгалтера и на момент передачи дел двух бухгалтеров в организации быть не может.

При передаче дел имеет значение, приглашен на должность главного бухгалтера другой работник или нет, ведь у работодателя в случае увольнения бухгалтера по собственному желанию есть только две недели и на поиск нового работника (ст. 80 ТК РФ), и на саму передачу. Продлить данный срок и задержать прежнего работника для передачи дел работодатель не имеет права.

Если подходящая кандидатура до истечения срока уведомления не найдена, дела нужно будет передать другому сотруднику, назначенному приказом руководителя, например заместителю главного бухгалтера или иному работнику.

Принять дела может и непосредственно руководитель, поскольку в силу ст. 7 Закона N 402-ФЗ https://budget.1kadry.ru/#/document/99/902316088/bssPhr276/ именно он организует ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета.

В случае если новый главный бухгалтер найден, возникает вопрос, каким образом и когда передавать дела, поскольку кандидат на должность может не найти времени появиться на будущей работе до своего трудоустройства. Кроме этого, не являясь работником организации, он не имеет права расписываться в акте приема-передачи, тем более что после принятия дел он может вообще передумать и отказаться от должности.

Оптимальный вариант — когда оба бухгалтера работают одновременно. Некоторые специалисты рекомендуют принять кандидата изначально на другую должность, например заместителя главного бухгалтера, а после освобождения должности главного бухгалтера осуществить перевод.

Либо перевести главного бухгалтера на должность заместителя, а кандидата принять на должность главного бухгалтера. Но и в первом, и во втором случае, прежде всего, нужно, чтобы имелась должность заместителя главного бухгалтера, причем вакантная.

Поэтому данные варианты не только не всегда могут быть применены, но и достаточно проблематичны.

Поскольку порядок передачи дел законодательством не установлен, в каждой организации он свой в зависимости от фактических обстоятельств.

Считаем, что будущий главный бухгалтер все же должен принять участие в передаче дел (тем более что это в его интересах), но акт приема-передачи при этом подписывается или руководителем, или другим уполномоченным работником.

Тогда уже при оформлении нового бухгалтера придется составить еще один акт приема-передачи.

  1. В приказе о передаче дел следует указать:
  2. — лиц, ответственных за прием и передачу дел, если на момент увольнения главного бухгалтера замена ему еще не найдена, в приказе указывается лицо, которое будет принимать дела;
  3. — сроки приема-передачи дел;
  4. — дату, на которую должны быть завершены учетные процессы за истекший период;
  5. — порядок проведения и документального оформления процедуры приема-передачи дел.
  6. Образец приказа смотрите ниже.

По необходимости можно провести инвентаризацию всего имущества и обязательств организации. Рекомендуем провести хотя бы выборочную инвентаризацию имущества и обязательств организации.

  • Случаи обязательного проведения инвентаризации:
  • — смена материально ответственных лиц;
  • — выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
  • — реорганизация или ликвидация организации.
  • Инвентаризацию денежных средств в кассе (на расчетных счетах) целесообразно проводить всегда, когда происходит смена главного бухгалтера, независимо от того, выполняет ли главный бухгалтер обязанности кассира и является ли он материально ответственным лицом.
  • Рекомендуется проверить в первую очередь:
  • — учредительные документы организации,
  • — наличие документов о регистрации ККТ, находящейся в собственности организации,
  • — наличие приказов об утверждении налоговой и бухгалтерской учетной политики компании.
  • Кроме того, новому главному бухгалтеру необходимо удостовериться в наличии следующих документов:
  • — утвержденного плана счетов организации;
  • — налоговых регистров;
  • — налоговой и бухгалтерской отчетности;
  • — оборотно-сальдовой ведомости (главной книги), а также регистров синтетического и аналитического учета;
  • — книги покупок и книги продаж, журналов учета полученных и выданных счетов-фактур;
  • — отчетности по страховым взносам во внебюджетные фонды;
  • — актов выполненных работ (оказанных услуг), товарных накладных и иных первичных документов;
  • — бухгалтерских справок;
  • — актов сверок с налоговыми органами, решений и актов по проводимым проверкам;
  • — инвентаризационных описей;
  • — кассовых документов, выписок банка и платежных поручений;
  • — договоров с поставщиками, покупателями и прочими контрагентами;
  • — кадровых документов, документов, подтверждающих задолженность по заработной плате и налоговые вычеты по НДФЛ;
  • — порядка документооборота между сотрудниками компании, а также между головной организацией и ее подразделениями и филиалами (при их наличии);
  • — должностных обязанностей сотрудников бухгалтерии;
  • — списка лиц, имеющих право подписи на первичных документах, который должен быть утвержден приказом руководителя.

Источник: https://ivczn.ru/biznes-plan/uvolnenie-glavnogo-buhgaltera-priem-i-peredacha-del-srok-akt-i-prikaz.html

Что делать если главный бухгалтер увольняется?

Акт передачи дел при увольнении бухгалтера
фото из интернета

Многие фирмы и в первую очередь их руководители оказываются совершенно не готовыми к ситуации, когда ушел главный бухгалтер, не сдав отчетность и не передав дела преемнику. Такие случаи нередки.

Не только исчезновение, но даже неожиданное увольнение главбуха чревато массой проблем с налоговой и контрагентами. Особенно серьезными бывают последствия, если деятельность специалиста никто не контролировал.

Как свести потери к минимуму и избежать штрафных санкций, пойдет речь в этой статье.

Этап 1. Изучение должностной инструкции и приказа о передаче дел

Вступающий в должность специалист должен точно понимать, в чем заключаются его обязанности на новом месте работы. Для получения максимально достоверной информации новый сотрудник знакомится с должностной инструкцией и приказом руководителя о передаче документов при увольнении бухгалтера.

Этап 2. Проведение инвентаризации

Перед сменой главбуха обычно организуют инвентаризацию, в ходе которой проверяют товары, материалы, основные средства, состояние кассы, расчеты с контрагентами. Итоги инвентаризации прикладываются к акту приема-передачи дел.

Этап 3. Проверка состояния бухучета и отчетности

Вступающий в должность специалист проверяет состояние бухгалтерского и налогового учетов, а также всех видов отчетности. В ходе процедуры он оценивает:

  • учредительные и регистрационные документы;
  • данные об учетной политике компании;
  • первичную документацию;
  • отчеты по финансовой деятельности и налоговым платежам;
  • отчетность во внебюджетные фонды;
  • акты сверок с налоговыми органами;
  • описи по факту инвентаризаций;
  • кассовые документы и выписки о банковских операциях;
  • документы, касающиеся кадрового состава;
  • должностные инструкции рядовых бухгалтеров.

Все документы подшивают. Если часть бумаг отсутствует, запись об этом делают в акте приема-передачи.

После того как документы при увольнении главного бухгалтера проверены, новое ответственное лицо знакомится с учетной политикой предприятия по вопросам налогового и бухгалтерского учетов за последние 2 года.

Также проверяет соответствие текущей финансовой политики предприятия законодательству. Параллельно сотрудник изучает, правильно ли исчислялись налоги и взносы, своевременно ли предоставлялись декларации и расчеты.

Серьезную помощь в анализе дел дает выборочное изучение первичной документации. Полезно также ознакомиться с заключениями аудиторов, актами по итогам проведенных проверок. Эта часть работ позволит понять, какие ошибки были типичны для прежнего главбуха.

Этап 4. Что передает главный бухгалтер при увольнении: основные документы

Теперь коснемся того, что должен передать бухгалтер при своем увольнении. Речь идет о документах, которые отражают специфику и результаты деятельности компании:

  • учредительные документы (устав, выписка из ЕГРЮЛ, свидетельство о регистрации);
  • документы по организации бухгалтерского учета (учетная политика, план счетов, должностные инструкции);
  • регистры бухгалтерского и налогового учетов;
  • бухгалтерская и налоговая отчетность (декларации, отчеты, журнал учета);
  • приказы о проведении инвентаризации и описи;
  • документы о взаимоотношениях с налоговой (акты проверок и сверок с налоговыми органами);
  • документы по учету основных средств (приказ о создании комиссии, акты приема-передачи на бланке ОС-1, инвентарные карточки);
  • документы по учету ТМЦ (карточки учета материалов, приходные ордера, накладные);
  • документы по учету денежных средств (кассовая книга, приходные и расходные ордера, платежные поручения, выписки с расчетного счета);
  • документы по кадровому составу (трудовые договоры, приказы о приеме на должность и увольнении, расчетно-платежные ведомости);
  • договоры с поставщиками и клиентами, акты сверок с кредиторами;
  • первичные документы и бухгалтерские справки;
  • бланки строгой отчетности;
  • доверенности, путевые листы.

Этап 5. Получение пояснений от увольняющегося главного бухгалтера

Сопутствующие увольнению главного бухгалтера процедуры, касающиеся передачи дел, также включают письменные или устные пояснения для нового сотрудника. Предоставляемые сведения обычно содержат информацию о порядке ведения бухгалтерского и налогового учетов, особенностях взаимодействия с другими подразделениями компании, поставщиками и кредиторами.

Этап 6. Составление и подписание акта приема-передачи дел

В обязательном порядке передача документов при увольнении главного бухгалтера закрепляется в акте. Документ формируется максимально подробно, чтобы отразить финансовое состояние предприятия на момент вступления в должность нового специалиста. Акт заполняется в произвольной форме и включает комплексную информацию:

  • ФИО лиц, которые сдают и принимают дела;
  • дата передачи обязанностей;
  • дата и номер приказа о приеме-передаче дел;
  • названия и количество переданных документов;
  • серии и номера чековых книжек, бланков строгой отчетности;
  • сведения об утерянных документах;
  • ошибки, выявленные проверкой;
  • количество переданных печатей, штампов;
  • последнее из сделанных ранее заключение внешних аудиторов о достоверности финансовой отчетности.

Также в акт приема-передачи дел включают характеристику бухгалтерского и налогового учетов. В ней содержатся разделы:

  • об организации бухгалтерского учета с подробным анализом учетной политики и уровня автоматизации основных процессов;
  • учете денежных средств со списком всех принадлежащих компании расчетных счетов;
  • учете основных средств и нематериальных активов;
  • учете сырья и готовой продукции по результатам инвентаризации;
  • расчетах с поставщиками и клиентами, ИФНС, внебюджетными фондами;
  • бухгалтерской отчетности с расхождениями между данными из отчетов и сведениями из бухгалтерского и налогового учетов;
  • хранении и уничтожении документов.

Ответственность главного бухгалтера после увольнения

Ответственность за формирование учетной политики организации и своевременную сдачу отчетности, а также отсутствие ошибок в ней сохраняется за главбухом  еще год после увольнения. Такие указания дает ФЗ № 129. Размер штрафов регулируется главой 15 КоАП:

  • за несвоевременную сдачу отчетных документов — 300–500 тыс. р.;
  • грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета — 2–3 тыс. р.

К уголовной ответственности сотрудник может быть привлечен за уклонение от уплаты налогов в крупном размере. За такие нарушения бухгалтера наказывают штрафом до 500 тыс. р. либо лишением свободы до шести лет. Кроме того, специалист не имеет права занимать аналогичную должность в течение трех лет.

Бухгалтер также несет материальную ответственность перед руководством компании. Бывший работодатель может потребовать возмещения ущерба, нанесенного в ходе выполнения профессиональных обязанностей (по статье 238 ТК РФ).

За реальный ущерб принимаются доначисленные налоги, пени, штрафы. Срок давности привлечения к материальной ответственности ограничен годом после увольнения. Кроме того, эта возможность должна быть указана в трудовом договоре с главбухом.

Процедура производится в судебном порядке и требует предоставления доказательств:

  • трудового договора;
  • платежных документов;
  • актов проверки надзорных органов.

Что делать, если бухгалтер при увольнении не передал документы?

Не исключены ситуации, когда главбух уходит в неподходящий момент, например, в период получения требований из налоговых структур. Проверить документы при внезапном увольнении главного бухгалтера — самая небольшая часть дел. Обычно такая ситуация грозит серьезными штрафными санкциями со стороны надзорных органов.

Есть еще одна особенность. Если прошли 2 недели отработки, а заместитель так и не найден, заставить прежнего главбуха приехать и передать документы невозможно. Причины нежелания возвращаться на прежнее место не важны.

Что делать заместителю, если бухгалтер при увольнении не передал документы?

Наиболее логично сразу же составить опись имеющихся документов, чтобы провести разделительную линию между деятельностью прежнего должностного лица и собственной, а также войти в курс дела и иметь представление о том, какие бумаги есть на руках, чтобы оперативно предоставить их сотрудникам налоговой.

Если руководители или новый главбух имеют основания подозревать, что в ведении налогового и бухгалтерского учетов могли быть допущены серьезные ошибки, правильнее всего провести аудит и по его результатам устранить найденные узкие места.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5d4ebdf8a2d6ed00ad2aad97/chto-delat-esli-glavnyi-buhgalter-uvolniaetsia-5f397c789c3ef8573a318521

Передача дел при увольнении сотрудника

Акт передачи дел при увольнении бухгалтера

Передача дел при увольнении – процедура характерная для мероприятий, связанных с расторжением трудового договора с работником. При этом должность сотрудника не имеет значения. Это может быть рядовая штатная единица, кадровик или руководитель организации.

К сожалению, процесс зачастую сопряжен с множеством подводных камней и конфликтных ситуаций между сторонами. Споры, как правило, возникают между лицами, принимающими и передающими дела.

Работники, увольняющиеся с предприятия, могут выразить процесс не самой процедурой, регламентированной законодательством, а тем, как она организована уполномоченными специалистами. О том, как нужно действовать будет рассказано ниже.

Вправе ли работник передать дела?

В первую очередь требуется понимать, какие цели преследует рассматриваемый процесс.

Под последними понимается постановка в известность заинтересованных лиц о состоянии дел к моменту расторжения трудового договора. Это своего рода отчет о проделанной работе и рекомендации преемнику.

С помощью подобных советов гражданин, занявший должность, сможет быстрее освоиться, познакомиться со своим функционалом и продолжить начинания.

Сотрудник, разрывающий трудовые отношения с нанимателем и являющийся одним из руководителей обязан передать приемнику правовую, документальную и материальную базу предприятия. Обязанность отчета и ознакомления лиц, принимающих функционал на себя, необязательна согласно Трудовому кодексу РФ.

Однако при наличии соответствующего положения в трудовом договоре игнорирование соответствующих действий расценивается как проступок. Чаще всего руководство организации указывает в соглашении с работником необходимость передачи дел при оставлении должности.

Вместе с тем данный пункт относится к стороне, покидающей компанию, а соответственно при невыполнении требования привлечь человека к дисциплинарной ответственности вряд ли получится.

Порядок увольнения сотрудника

Действующее законодательство не содержит четкого регулирования процесса передачи сведений о проделанной работе и задачах, необходимых к решению, при расторжении трудовых отношений. Как правило, данное действие касается лиц, несущих материальную или имущественную ответственность. В процессе ознакомления коллег последние смогут понять, в каком состоянии находятся дела.

Увольнение из организации связано с необходимостью четкого последовательного соблюдения этапов. К таковым относятся:

  1. Формирование заявления о расторжении договора.
  2. Издание приказа предприятия об осуществлении инвентаризации дел, материальных ценностей, выданных работнику.
  3. Проведение инвентаризации.
  4. Сравнение данных по итогам проверки.
  5. Передача дел новому сотруднику.
  6. Подписание акта, свидетельствующего о согласии с приемом.
  7. Расчет с сотрудником, выдача ему трудовой книжки.

В некоторых организациях для удобства составляются шаблонные планы передачи информации о проделанной работе. Они формируются в виде перечня. Информация вписывается в зависимости от занимаемой должности и функционала увольняющегося.

Принятие указанного документа рекомендовано для организаций. Несмотря на формальность процесса на крупных предприятиях работает много лиц, ответственных за важные документы или имущество. На практике выделяется пять должностей, которые требуют обязательного распоряжения о передаче дел. В данный список попадают:

  1. Директор. Указанная должность предполагает больше всего обязательств. Широкая сфера ответственности обуславливает формирование четкого перечня дел, передаваемых последователю. Преемник должен ознакомиться и получить печати, документацию, контракты, лицензии и т. д.;
  2. Главный бухгалтер. Считается основным материально ответственным на предприятии лицом. Регламент предполагает обязанность сохранения гражданином всей отчетности организации, а также должное ведение регистров. Необходимость формальной передачи дел при увольнении главного бухгалтера установлена ч. 4 ст. 29 ФЗ от 06.12.11 №402;
  3. Сотрудник кадровой службы. В его ведении находятся дела штатных единиц компании. Кадровая документация принимается через опись и составление соответствующего акта;
  4. Начальник отдела;
  5. Рядовой работник с функционалом, предполагающим наличие материальной ответственности (кассиры, кладовщики и пр.).

Приказ о приеме-передаче документов и основных средств должен оформляться до даты, совпадающей с последним днем сотрудника в организации. После разрыва трудовых отношений бывший работник не обязан выполнять распоряжения руководства компании и посещать прежнее место занятости.

Стандартная форма приказа содержит следующие сведения:

  • дату составления;
  • место формирования;
  • причины, по которым издается акт;
  • данные ответственных лиц;
  • визу и печать.

Порядок осуществление процедуры при увольнении руководителя (директора)

Расторжение контракта главного в организации лица является одной из самых трудозатратных. Дело не только в объеме данных, но и в уровне ответственности. Поэтапная процедура в конечном итоге имеет задачу по введению в курс дел нового директора.

Гендиректор фирмы признается лицом с высокой материальной ответственностью. Данный факт требует формального ознакомления будущего руководителя с материалами, связанными с деятельностью организации. Поэтому для соблюдения порядка увольнения требуется формирование акта приема-передачи.

документа определяется индивидуально. Основными факторами, влияющими на состав информации являются особенностями материалов и масштабы деятельности предприятия. Акт должен максимально детализироваться, поскольку по нему проводится ревизия.

Последнее действие осуществляется в отношении подлинников:

  • учредительных актов;
  • документации о счетах, открытых в банковских учреждениях;
  • правоустанавливающих бумаг компании;
  • разрешительной документации (лицензии, аккредитации и т. п.).

Согласно описи, подкрепляемой к акту приема-передачи, новый директор принимает из рук увольняющегося:

  • штампы;
  • ценности фирмы;
  • ключи от сейфов;
  • технику;
  • печати;
  • бумаги с контактной информацией о партнерах, клиентах и т. д.

Процедура проводится спецкомиссией. В состав созванного органа включаются работники организации. Последние должны занимать ответственные должности и иметь представление о предназначении процедуры и порядке ее проведения.

Особенности расторжения трудового соглашения главным бухгалтером

Главбух также несет серьезную ответственность в рамках деятельности компании. Процесс передачи дел новому специалисту производится на основании требований Федерального закона «О бухгалтерском учете» (№402-ФЗ). Бухгалтер обязан грамотно вести учет, формируя финансовую отчетность организации. Пожалуй, это самая сложная и ответственная работа на предприятии.

При увольнении гражданин детально передает материалы последователю. Для этого стандартно формируется передаточный акт. Преемнику на основании документа вводится в курс дел и начинает работу. Стоит заметить, что документальная передача бухгалтерской отчетности не установлена законом. Поэтому наниматель не вправе требовать от человека строгого соблюдения данной процедуры.

На практике чаще используется иной метод. На временную должность помощника главбуха принимается грамотный специалист, который несколько месяцев помогает ответственному лицу готовить документы и исполнять должностные обязанности. За этот период он вникает в суть происходящего и при увольнении специалиста готов оперативно заменить последнего.

Нюансы расторжения трудового договора с иными материально обязанными лицами

Приказ, изданный организацией в связи с расторжением трудового контракта с МОЛ. Предполагает необходимость проведения ревизионных мероприятий. В процессе изучения документации и состояния основных средств осуществляются следующие действия:

  • пересчет ценностей, полученных работником для осуществления профессиональной деятельности в соответствии с должностным регламентом (износ, остаточная стоимость);
  • составление документа о передаче материальных ценностей принятому на работу человеку.

Акт, согласно которому производится передача основных средств визируется обеими сторонами. То есть свои подписи на бумаге ставит как уходящий работник, так и вновь прибывший специалист.

Важно помнить о том факте, что после визирования документа увольняющийся сотрудник полностью освобождается от обременения. В будущем ему не могут предъявляться какие-либо претензии по поводу состояния и наличия имущества.

Мероприятие планируется в двухнедельный период. Именно такой срок предусматривается ТК РФ для отработки перед расторжением договора. По истечении указанного времени удерживать человека для передачи дел нельзя. Данное действие будет считаться незаконным и повлечет негативные последствия для организации и ее руководства.

Заключение

Таким образом, передача дел – процедура, связанная с инвентаризацией имущества и документации, с которыми работал сотрудник. Процесс не регламентирован на законодательном уровне, однако, для некоторых должностей указания все же существуют в нормативных правовых актах (например, главбух).

Необходимость осуществления мероприятия устанавливается трудовым договором и предполагает составление передаваемой документации, которую подписывают уходящая и приходящая стороны.

Главное, о чем нужно помнить: действия не должны осуществляться в свободное от работы время или после расторжения контракта.

Источник: https://lawinfo24.ru/trudovoe-pravo/uvolnenie/peredacha-del-pri-uvolnenii

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.