\

Акт приема передачи дел бухгалтера

Передача дел при смене главного бухгалтера

Акт приема передачи дел бухгалтера

Передача дел при смене главного бухгалтера: как сделать все правильно

Вопросы, рассмотренные в материале:

  • Когда нужно отменять доверенности, выписанные на прежнего главного бухгалтера
  • Зачем проводить инвентаризацию при смене главбуха
  • Документацию за какой период нужно проверить
  • Как правильно заполнить акт приема-передачи дел
  • Как новому главбуху принять дела, если прежний не провел процедуру правильно

Процедура передачи дел при смене главного бухгалтера законодательно не отражена. Однако для снижения вероятности возможных негативных последствий грамотно передать дела новому главному бухгалтеру все же необходимо.

Этот процесс занимает несколько этапов, каждый из которых имеет свои нюансы и тонкости. В нашей статье вы узнаете обо всем подробно.

Пошаговая инструкция по передаче дел при смене главного бухгалтера в 2020 году

Перед предстоящей сменой главного бухгалтера и передачей дел новому сотруднику целесообразно провести ряд мероприятий.

Приостановить действие доверенностей

Главбух в большинстве случаев действует на основании доверенности, одной или нескольких. Документ может носить как разовый характер, так и иметь пролонгированное действие.

При смене главбуха и передаче дел необходимо отменить каждую из действующих доверенностей.

Когда документ выписан на продолжительный период, целесообразно сообщить о смене главного бухгалтера всем заинтересованным контрагентам и государственным структурам. Речь идет о партнерах компании, налоговой службе, ПФР, ФСС и т. д.

Внести изменения в процесс подписания бумаг через систему «Банк-Клиент»

Зачастую главный бухгалтер фирмы имеет право визировать платежные поручения. Стоит сформировать новую карточку, которая будет содержать оттиск печати и актуальные подписи. Часть фирм в настоящее время использует взаимозависимую систему подписей. Другими словами, подпись гендиректора не имеет силы без подтверждающей подписи главного бухгалтера.

Если банковская карточка содержит подписи, не имеющие равнозначной силы, вероятнее всего, потребуется некоторое время для того, чтобы ввести в действие новую подпись.

Это обусловлено необходимостью сменить электронный сертификат для работы в системе «Банк-Клиент». Если организации потребуется в кратчайшие сроки оформить платеж в период смены главбуха и передачи дел, то она может сформировать его на бумажном носителе.

Но только в том случае, если такая возможность допустима по условиям договора с банком.

Провести инвентаризацию

Проверке при смене главбуха в ходе передачи дел должны быть подвергнуты имущество фирмы и ее обязательства. Главный бухгалтер не относится к лицам, ответственным за сохранность основных средств фирмы, материалов или товаров.

Тем не менее проведение инвентаризационных мероприятий в отношении имущества компании даст владельцу представление о том, насколько верно был организован учет главным бухгалтером. Обязательства же фирмы, ее задолженности по дебету и кредиту относятся к компетенции главбуха.

Их проверка – необходимое условие при смене главного бухгалтера и передаче дел.

Приказ о проведении инвентаризации при смене главбуха:

Оценить учет и отчетность

При смене главного бухгалтера и передаче дел новому сотруднику стоит проверить:

  • бухучет, налоговый учет, управленческий учет (при условии, что его ведение предусмотрено политикой компании);
  • учетную политику фирмы, внутренние нормативные документы;
  • документацию, имеющую отношение к взаимодействию с ФНС и иными госструктурами. Это могут быть различные извещения, требования, акты сверок и др.;
  • бухгалтерскую базу и правильность содержащихся в ней регистров. Иногда в организациях, находящихся на УСН, практически не ведется учет.

Таких же действий требует передача дел при смене главного бухгалтера в бюджетной организации. При использовании ТКС (телекоммуникационных каналов связи) есть возможность отправить запрос в ФНС с целью получения сведений о текущем состоянии отчетности.

Полученный документ даст информацию о полноте сданной в налоговую отчетности. Целесообразно просмотреть и имеющиеся требования от ФНС, сопоставить их с отправленными ответами.

Другими словами, необходимо проверить, подал ли главный бухгалтер всю необходимую информацию налоговикам и вовремя ли он это сделал.

Документация должна храниться определенное время. При смене главного бухгалтера и передаче дел следует учесть некоторые моменты.

В соответствии со ст. 87 Налогового кодекса РФ сотрудники ФНС могут запросить документацию компании за предыдущие 3 года. Если в этот период фирма проверялась, то потенциальный главбух должен внимательно ознакомиться с актом этой проверки. Соответственно, проверить можно документы, которые были сформированы после составления акта.

Если ФНС ранее не проверяла деятельность фирмы, то согласно закону о бухучете (ст. 17) вся «первичка» фирмы, отчетная документация, регистры хранятся 5 лет. Соответственно, при смене главного бухгалтера и передаче дел новому сотруднику необходимо убедиться в их наличии именно за указанный период.

Если было установлено отсутствие одной или нескольких бухгалтерских книг, нужно зафиксировать этот факт в акте приема-передачи, а документ сформировать заново. Датой создания документа будет считаться дата приема дел.

Оформить приказ о назначении главного бухгалтера

Необходимо сформировать приказ о приеме главбуха фирмы. Прием, передача дел при смене главного бухгалтера занимают определенное время. Соответственно, в этот период в компании фактически действуют два главных бухгалтера.

Зачастую в такой ситуации потенциальный главбух изначально принимается в компанию на иную должность. В дальнейшем происходит назначение его на должность главного бухгалтера.

Иногда руководитель принимает решение сразу сместить прежнего главбуха, но на период передачи дел он получает тот же оклад, хотя и занимает другую должность.

Таким образом оба специалиста при смене главного бухгалтера ведут передачу дел. Образец приказа выглядит следующим образом:

Документ должен содержать следующие условия:

  • Ф. И. О. специалиста, принимаемого на должность главбуха.
  • Срок трудового договора (постоянная работа или временная).
  • Период, отведенный для осуществления процесса приема и передачи дел при смене специалиста. При прекращении трудовых отношений с сотрудником он должен отработать только 14 дней. Соответственно, период, отведенный для передачи дел при смене главного бухгалтера, рассчитывается от даты увольнения главбуха.
  • Перечень членов комиссии по приему-передаче дел при смене главбуха. Этот пункт отражается в приказе только в том случае, когда такая комиссия есть. При ее наличии документ может дополняться соответствующим регламентом работы комиссии.
  • Необходимость участия сторонних специалистов. Речь идет о сотрудниках аудиторских фирм, работниках вышестоящей компании и т. д.

Приказ должен содержать указание на сроки, в течение которых каждый из главбухов осуществляет текущую деятельность, возглавляет работу бухгалтерского отдела, визирует документацию. В приказе отражается и порядок замены банковских карточек.

Возможна ситуация, когда смена образцов подписей происходит после завершения проверки кассы или подписания акта приема-передачи дел.

Как правило, главбух входит в состав многих комиссий фирмы. Это может быть комиссия по списанию ОС, ТМЦ и др. Поэтому при смене главбуха необходимо внести изменения в состав этих комиссий.

Сформировать акт приема-передачи дел

Ввиду несовершенства действующих законов в отношении такого момента, как увольнение главного бухгалтера, возможно в акт приема-передачи включить различную информацию, по потребности предприятия.

В частности, в этом документе за подписью принимающих участие в процедуре передачи дел сотрудников сформировать список бумаг и ценностей, ответственность за сохранность которых должен нести главный бухгалтер.

Он может содержать следующие позиции:

  • вся внешняя и внутренняя отчетность. (в т. ч. управленческая или статистическая отчетность);
  • внутренние нормативные документы (документация по учетной политике, при условии что главбух организовал хранение оригиналов документов с подписью гендиректора у себя);
  • ключи от сейфов;
  • носители информации (е-токены, рутокены), при условии что они содержат сертификаты ключей ЭЦП для банковских организаций, ИФНС и т. д. В некоторых случаях ключи содержатся в персональном компьютере главного бухгалтера;
  • документы, подтверждающие факт взаимодействия с ФНС (акты сверки, завизированные сотрудниками ФНС).

Образец акта:

Процесс приема и передачи дел при смене главного бухгалтера значительно проще в том случае, когда взаимодействие с ИФНС осуществляется с использованием ТКС, так как отсутствует необходимость распечатывать документы из системы.

Число документов, подлежащих передаче, и периоды, за которые они составлены, могу быть отражены:

  • в акте приема-передачи дел;
  • в приложениях к акту приема-передачи дел (в этом случае акт должен содержать список передаваемой документации).

Главное, что акт приема-передачи дел при смене главного бухгалтера формируется исключительно после того, как будут закончены все текущие учетные процессы, осуществлена проверка состояния бухучета и отчетности.

Для этого могут быть приглашены сторонние специалисты.

Если смена главного бухгалтера по времени совпадает со сроком, в течение которого необходимо предоставить в ФНС отчетность, то акт может быть подписан только после сдачи отчетности.

Возможные сложности при передаче дел при смене главного бухгалтера

Передача дел при смене главбуха может быть осложнена в том случае, если специалист:

  • В процессе своей деятельности проявлял халатность в отношении должностных обязанностей. При этом учет фирмы нуждается во внесении существенных изменений или восстановлении.
  • Совершал серьезные нарушения. Это могут быть несвоевременные или неправильные ответы на запросы и требования ФНС.
  • Скрыл возможность проведения внеплановой налоговой проверки за тот период, когда он нес ответственность.
  • Не платил, платил не вовремя или не в полном объеме налоги компании. Осуществил переплату по налоговым платежам.

Зачастую главбухи инициируют процесс прекращения трудовых отношений с работодателем в тот период, когда компания испытывает трудности. Например, при получении от ФНС серьезного требования.

«Бухгалтер на удаленном доступе: плюсы и минусы такого решения.» Подробнее

В этом случае формирование описи и подсчет количества папок – одна из самых простых составляющих приемки.

Передача документации вновь принятому специалисту при смене главбуха предусматривает выполнение нескольких последовательных действий.

Таким образом, для смены главбуха недостаточно просто прочитать должностную инструкцию. Необходимо изучить все аспекты деятельности и желательно под руководством прежнего главного бухгалтера.

Что делать потенциальному главбуху, если предыдущий сотрудник компании не передал дела должным образом? В ситуации, когда на должность главного бухгалтера не был назначен новый сотрудник, а срок отработки прежнего уже истек, руководитель не может заставить бывшего сотрудника осуществить передачу дел. Бывший бухгалтер вправе отказаться приехать на предыдущее место работы, и не важно, какова на это причина: имеющиеся недочеты или новая работа.

Сменивший его сотрудник должен будет сформировать опись документации. Это позволит ему:

  1. Разграничить свою деятельность и деятельность предыдущего главбуха. При этом каждый из них будет нести ответственность только за свои действия.
  2. Быстрее разобраться с действующим положением дел.
  3. Быстро находить необходимые документы, например, в случае проверок со стороны ФНС.

При наличии подозрений и неуверенности в действиях предыдущего главбуха новому сотруднику следует инициировать проведение аудиторской проверки. Ее результаты дадут возможность минимизировать негативные последствия деятельности бывшего главбуха.

Если все недочеты будут выявлены вовремя, то новый главный бухгалтер не будет за них отвечать.

Привлечь главбуха к ответственности руководитель вправе и после прекращения с ним трудовых отношений. Законодательством предусмотрены следующие сроки, в течение которых главный бухгалтер несет ответственность: 1 год при выявлении финансовых или налоговых нарушений, 2 месяца при наличии других ошибок.

Если административные нарушения, были выявлены после истечения срока давности, привлечь бывшего главбуха к ответственности не получится.

Мы рассмотрели, пошаговую инструкцию при передаче дел при смене главного бухгалтера. Таблица с наиболее распространенными нарушениями и предусмотренными за них штрафами представлена ниже:

НарушениеШтраф, тыс. руб.
Нарушение правил работы с наличными денежными средствами, кассой4-5
Нарушение порядка формирования отчетности по валютным операциям4-5
Нарушение норм предоставления статистических данных3-5
Ведение деятельности без регистрации в ФНС2-3
Несвоевременное предоставление налоговой декларации0,3-0,5
Искажение в отчетности сумм более чем на 10 %2-3

Если при проведении инвентаризации или аудита было установлено наличие материального ущерба, причиненного организации в результате действий бывшего главбуха, руководитель прежде всего должен убедиться, что с подчиненным был подписан договор о материальной ответственности (ПМО).

  • При наличии договора о ПМО бывший сотрудник должен будет возместить весь ущерб.
  • При отсутствии договора о ПМО бывший главбух должен будет возместить ущерб в размере, не превышающем величины его среднего заработка.

Сбежал бухгалтер или уволился, что делать:

Получить расчет
экономии

Источник: https://kbdp.ru/news/peredacha-del-pri-smene-glavnogo-bukhgaltera/

Акт приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера

Акт приема передачи дел бухгалтера

Для главного бухгалтера после своего ухода очень важно оставить полный порядок в проделанных им делах, потому что это вопрос профессионализма и этики.

Поэтому и предшественник, и приемник должны быть заинтересованы в правильной процедуре приема-передачи дел на фирме. Акт приема-передачи дел в связи с увольнением главного бухгалтера нужен для разграничения ответственности бывшего и нового главбуха.

Поэтому обезопасить принятого работника от ошибок прошлого поможет оформление именно такого документа, как акт приема-передачи дел.

В актуальном законодательстве не указан порядок передачи дел от одного бухгалтера другому.

Эта процедура, по сути, не является обязательной, но она все равно необходима для компании, чтоб преемник на должность бухгалтера мог увидеть реальное положение вещей в учете и бухгалтерии в учреждении на момент ухода главбуха. Отсутствие первичных документов может сильно повлиять на дальнейшую деятельность компании.

Какие действия нужно сделать перед подписанием акта

Сразу перед тем, как осуществить передачу дел новому главбуху, директор организации должен подписать специальный приказ, в нем, как правило, должны быть указаны:

  1. люди, которые несут ответственность за прием и передачу бухгалтерских дел;
  2. период времени, в течение которого будут переданы документы;
  3. если какое-то время прежний и новый главный бухгалтер должны будут работать вместе, то в приказе должно будет указано разграничение обязанностей между ними;
  4. дата, до начала которой должны будут завершиться все бухгалтерские операции, покидающим компанию главбухом;
  5. порядок, сроки выполнения инвентаризации;
  6. порядок оформления документов такой процедуры, как приема-передачи дел.

Инвентаризация является обязательной только, когда совершается смена материально ответственных должностных лиц (нужно проводить, если в трудовом контракте с главбухом есть условие про полную материальную ответственность).

Как должен быть правильно составлен акт и что нужно в нем указать

Исходя из результатов инвентаризации и сверки всей документации, формируется акт приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера.

Главбух, который покидает свою должность, благодаря внутреннему распорядку предприятия, может быть обязан передать новому главбуху должностную инструкцию и проконтролировать степень её уяснения.

Для передачи дел как обычно назначается определённая комиссия, а составленный акт в нескольких копиях заверяется членами комиссии и ответственными сторонами. В акте указывается детальное состояние бухгалтерского учета на момент передачи дел.

В акте необходимо указать всех людей, которые принимают непосредственное участие в передаче документов, потому что, кроме главного бухгалтера в это могут быть вовлечены и другие работники бухгалтерии, еще могут быть приглашены и внешние аудиторы. Количество и контингент участников утверждает руководитель.

Передавать стоит только те документы, за которые нес ответственность уходящий главный бухгалтер. Так, допустим, если в учреждении учетом заработной платы занимается отдельно нанятый сотрудник, то эту документацию передавать и упоминать в акте не надо.

Новый главный бухгалтер должен быть удостоверенным в том, что он получил абсолютно все документы, касающиеся деятельности бухгалтера за последние 5 лет.

Период хранения определённых деловых бумаг установлен в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, который утвержден Росархивом. Там же определены и сроки сбережения статистической отчетности.

Налоговики вправе проверить организацию за последние 3 года работы. Это правило описано в пункте 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ. Поэтому новому главному бухгалтеру следует тщательно проверить наличие документации, имеющей отношение именно к упомянутому ранее периоду времени.

Большое внимание стоит уделить таким документам:

  • – книги покупок и продаж;
  • – журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур;
  • – журналы регистрации приходных и расходных кассовых документов;
  • – книги выдачи доверенностей;
  • – кассовые книги;
  • – журналы регистрации путевых листов;
  • – журналы кассира-операциониста.

Если прежний главбух выполняет обязанности кассира на предприятии, то ему следует передать не только необходимую документацию, но и деньги, бланки деловых бумаг строгой отчетности, банковские чековые книжки, ключ от кассы и сейфа.

Возможно, оформить акт приема-передачи дел в краткой форме, к нему приложить опись всех документов, которые передаются. Если перечень таких документов маленький, то их можно будет указать прямо в акте. Тогда не придется делать отдельную опись.

Чтобы правильно составить акт приема-передачи дел, нужно решить какие деловые бумаги подлежат передаче, и конкретно за какой период. Чтоб это понять, нужно воспользоваться нормами п. 2 ст. 7 Закона о бухгалтерском учете: главбух несет ответственность за ведение бухгалтерского учета, подробное и своевременное предоставление полной бухгалтерской отчетности и формирование учетной политики.

Значит, передаваться могут только те деловые бумаги, за которые он несет ответственность: налоговые документы, бухгалтерская и налоговая отчетность, первичные учетные, бухгалтерские регистры, процедуры кодирования, учетная политика, рабочий план счетов бухгалтерского учета, программы машинной обработки данных и т. д.

Обязательно необходимо обратить внимание, что из-за того, что форма акта сдачи приема дел не утверждена какими-либо нормативными документами, он может быть составлен в произвольной форме, и утвержден позже руководством организации.

Общепринято, что акт и опись (если она составляется отдельно от акта) должны быть в двух копиях, одна из них передается главному бухгалтеру, который покидает свое рабочее место, а вторая должна остаться в бухгалтерии учреждения. В случае если смена бухгалтера происходит в филиале организации, акт с описью должны составляться в трех образцах: первый – для главной компании, второй – для филиала и третий – для уходящего бухгалтера.

p>В акте сдачи-приема дел нужно в обязательном порядке указать:

  • – дату окончательного приема дел (это обязательный реквизит акта);
  • – даты, наименования документов, которые передаются;
  • – список документов, которые отсутствуют на момент передачи (нужно указать, иначе потом возникнут некоторые существенные трудности при попытках доказать, что документы были утеряны на работе предыдущим бухгалтером);
  • – все ошибки, нарушения, недочеты, недостатки, которые были обнаружены в процессе передачи дел, в оформлении первичной документации, налоговой документации (особенно материальный и денежный учет, включая кассовые документы, накладные);
  • – расхождения имеющихся данных бухгалтерской, налоговой отчетности с данными компьютерной бухгалтерской программы за сопоставленные проверенные сроки времени.

Также к акту нужно приложить (если есть такая возможность) письменные объяснения главного бухгалтера, который покидает свой пост относительно причин таких расхождений.

Если не успели найти нового главбуха

Акт приема-передачи дел подписывают покидающий предприятие главный бухгалтер и новый. Однако если замену прежнему найти не успели в срок, то документацию можно временно передать сотруднику бухгалтерии. Но если и таковых нет, то сам директор вправе принять документы.

Передача дел новому специалисту

Следует рассмотреть такую ситуацию, когда все-таки нового сотрудника успели найти, и он вышел на работу, то, как правило, определенное время они работают вместе, потому что передача документации – процесс медленный. Нового работника оформляют в штат только после официального прекращения трудовых отношений с предыдущим.

Это действие неправильное. Должно быть заранее заключено трудовое соглашение с новым работником, так как передать документы, ключ от сейфа, печати постороннему человеку организация не может.

Учитывая то, что двух главных бухгалтеров в компании не может быть, то его ненадолго оформляют на иную должность (к примеру, заместитель главбуха).

Передача дел аутсорсинговой компании

В наши дни возможна и другая ситуация. Организация решила, что передаст ведение учета в аутсорсинговую компанию. В этом случае только служащий этой специализированной бухгалтерии вправе принимать дела под роспись. Тогда основанием для передачи документации будет заключенный договор между компаниями об оказании услуг по ведению учета.

Что делать, когда бухгалтер отказывается подписывать акт

Если бухгалтер, который увольняется, отказывается подписать акт приема-передачи, то это нужно в обязательном порядке зафиксировать документально в форме акта в присутствии не менее двух свидетелей.

Помимо этого, руководитель должен своим приказом назначить комиссию для фиксирования общего состояния бухгалтерского учета на предприятии и для составления описи документов.

Может произойти и такое, что каких-то деловых бумаг в организации будет не хватать, тогда подобный акт и опись снимут с нового главного бухгалтера ответственность.

Подводя итог, нужно отметить, что процедура приема-передачи дел является очень ответственной и для покидающего должность, и для вновь прибывшего главбуха, и для самой фирмы.

Но следует обратить внимание: главбух, который увольняется, не должен заниматься организацией передачи дел, это задача директора.

В обязанности увольняющегося бухгалтера входит доведение всех текущих дел до конца и передаче необходимых документов в надлежащем виде.

ipinform.ru

Источник: https://hr-portal.ru/article/akt-priema-peredachi-del-pri-uvolnenii-glavnogo-buhgaltera

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.