\

Где хранятся документы после ликвидации организации

Содержание

Сколько хранить документы после ликвидации ООО

Где хранятся документы после ликвидации организации

После прекращения работы компании остается большой объем документов. Логично, что их можно выкинуть или уничтожить любым другим способом. Однако закон запрещает это делать, так как в организации, помимо прочих, могут быть бумаги строгой отчетности. Узнайте, сколько нужно хранить документы после ликвидации ООО.

Какие документы остаются после ликвидации?

Конкретного перечня документов, которые должны остаться после того, как предприятие завершит свою деятельность, нет. Есть лишь требование закона о том, что отчетные бланки и первичная документация должны храниться в течение соответствующего времени.

Даже если организация уже не действует, впоследствии часть документации может быть запрошена в судебном порядке из места хранения. Например, информация о том, что гражданин работал именно в этом месте. Так как личные дела сотрудников будут храниться в архиве, сведения из них выдаются по запросу.

Какие еще могут быть документы:

  • личная переписка;
  • договоры с контрагентами;
  • кадровые документы сотрудников;
  • учредительные документы;
  • бухгалтерские бумаги и т. д.

Обязанность по подготовке документов и их последующая передача на хранение возлагаются на ликвидационную комиссию.

Сколько хранить?

Для каждого документа установлен свой срок хранения. Его нужно смотреть в нормативном акте по конкретной сфере. Это могут быть приказ, письмо или инструкция. Все они носят подзаконный характер, но обязательны для исполнения.

Например, для первичной бухгалтерской документации срок хранения составляет 4 года. Но даже если она будет утеряна, налоговая все равно произведет расчет налога, но на основании имеющихся данных о плательщике. То есть его сумма может быть намного больше той, которая могла бы быть исчислена, исходя из представленных бумаг.

Что касается кадровой документации, то здесь тоже есть четкое подразделение по срокам хранения в зависимости от конкретного документа. Например, табель учета рабочего времени хранится 50 лет, бумаги о премировании – 5 лет, личные дела – 50 лет, невостребованная трудовая – 75 лет или до востребования.

Срок хранения необходимо считать с момента, когда документ был использован, а не оформлен. Например, приказ об отпуске может быть одной датой, но работник с ним ознакомился позже. Поэтому день начала хранения считается от даты ознакомления.

Где хранить документы?

После того как процесс ликвидации завершен, бумаги подготовлены для дальнейшей передачи, необходимо выяснить 2 обстоятельства:

  1. Был ли у общества договор с государственной архивной организацией. Если был, то документация передается туда.
  2. Установлена ли в отношении документов обязательность их хранения. Если договора с архивом не было, то в архив передаются только личные дела работников.

Конкретный архив или иное лицо выбирается ликвидатором.

В случае, когда договора с архивом нет, это не личные дела работников, бумаги могут быть переданы одному из участников общества.

Документацию, для которой законодатель не установил срок хранения, целесообразно хранить не более 3 лет после проведения процедуры ликвидации. Это общий срок исковой давности для обращения в суд по делам, связанным с работой общества.

Бумаги, срок хранения которых вышел или они носят личный характер, по решению ликвидационной комиссии можно уничтожить.

Прочтите: Ликвидация ООО путем реорганизации через слияние

Как документы сдаются в архив

Для того чтобы передать документы в архив, вне зависимости от того, был ли заключен у общества с ним договор, необходимо их подготовить. Алгоритм действий следующий:

  1. Бумаги остаются только в одном экземпляре – оригинале.
  2. Они подшиваются в дело (не более 250 листов в одном томе). Папки формируются по номенклатуре.
  3. Все дела должны быть разложены в хронологическом порядке и по сроку хранения.
  4. В каждой папке составляется внутренняя опись, бумаги нумеруются.

Далее все документы передаются в архив.

Ответственность за несоблюдение сроков хранения

Если документы, оставшиеся после ликвидации, выбросить или неправильно организовать их хранение, то виновное лицо привлекается к административной ответственности.

Статья 13.25 КоАП РФ устанавливает наказание за нарушение требований закона о хранении документов в виде штрафа:

  • для должностных лиц – от 2500 руб.;
  • для организаций – от 200 до 300 тыс. руб.

Кто может привлечь к ответственности?

Должностные лица, которые осуществляют контроль за исполнением архивного законодательства. В отношении акционерных обществ и страховых компаний – это Центральный Банк РФ. В отношении ООО орган не определен.

Если документ был утерян более года назад, к административной ответственности общество не привлекается.

Что будет, если документы уничтожены пожаром, украдены и т. д.?

Необходимо получить справку из уполномоченных органов, подтверждающую наличие происшествия. Но только ее одной будет недостаточно.

Ликвидатор должен предпринять действия, свидетельствующие о том, что он пытался найти или восстановить бумаги.

По возможности, должны быть в наличии вещественные доказательства такого восстановления (например, съемка на видео, как пытаются потушить пожар своими силами до прибытия пожарных).

Это необходимо для того, чтобы не было штрафов, а все налоги были рассчитаны без недоимки.

Кроме того, документами могут заинтересоваться правоохранительные органы по делам, связанным с мошенничеством, неуплатой налогов и т. д. Отсутствие бумаг существенно усложнит проведение следственных мероприятий.

Прочтите: Порядок закрытия филиала юридического лица

Подведем итоги

Таким образом, законодатель возлагает обязанность по хранению документов, оставшихся после ликвидации общества, только в том случае, если имеется нормативный акт со сроками хранения. Во всех остальных случаях бумаги могут быть уничтожены или переданы лицу, определенному ликвидатором или конкурсным управляющим.

Источник: https://profinansy24.ru/finance/likvidaciya/skolko-xranit-dokumenty-posle-likvidacii-ooo

Срок хранения документов после ликвидации ООО в 2020 году

Где хранятся документы после ликвидации организации

> Без рубрики > Срок хранения документов после ликвидации ООО в 2020 году

После того, как ООО прошло процедуру ликвидации, его документы не уничтожаются, а подлежат дальнейшему хранению. В статье рассмотрим порядок и срок хранения документов после ликвидации ООО.

Для чего нужно хранить документы после ликвидации ООО

Необходимость в хранении документов после ликвидации общества вызвана возможностью возникновения таких обстоятельств, при которых требуется поднять официальные отношения, заключенные при ведении деятельности ООО. К данным обстоятельствам можно отнести следующие:

  1. Обращение бывших сотрудников за информацией о своем стаже. В качестве объектов для данной информации выступают личные дела работников, сведения о периоде работы, зарплатные ведомости и др.
  2. Обращение учредителей и руководства компании для получения информации о взаиморасчетах с кредиторами и дебиторами. К ним относят первичную документацию, акты выполненных работы, акты приема-передачи, договоры, соглашения и прочие документы.
  3. Обращение контролирующих органов за получением информации из первичной документации и бухгалтерской отчетности.

Срок хранения документов после ликвидации ООО

После того, как ООО ликвидировано, его документы необходимо хранить определенный период времени, установленный Приказом Минкультуры №558, а также следующими нормативными актами:

Важно! При соблюдении сроков хранения документов не будет иметь значение действует ООО или ликвидировано.

Сроки хранения предусматриваются нормами действующего законодательства для определенных категорий документов, задействованных в хозяйственной деятельности общества. Рассмотрим основные категории документов и сроки их хранения:

Основные категории документовЧто в себя включаютСроки хранения
Документы по личному составуЛичные дела работников и персональные карточки75 лет
Аттестационные документы45 лет
Документы кадровой отчетностиТабели учета рабочего времениРасчеты о премировании работниковДокументы, имеющие отношения к судебным спорам5 лет
Первичная документация, бухгалтерская отчетностьРегистры бухучетаБалансыОтчеты о прибылях и убыткахКассовая отчетность5 лет
Документы налогового учетаДекларациирасчеты5 лет
Книги учета продаж, покупокСчета-фактуры4 года

Данный перечень документов не является исчерпывающим, мы рассмотрели только ключевые документы, применяемые в деятельности общества.

Где хранятся документы после ликвидации ООО

Документ, которые были задействованы в хозяйственной деятельности ликвидируемой компании могут быть переданы на хранение:

  1. В вышестоящую компанию (если она есть и ее деятельность не прекращена). При этом порядок передачи документов на хранение предусматривается договоренностями между сторонами.
  2. В государственный архив или архив муниципалитета. В данном случае заключается договор на обеспечение хранения документов (обычно возмездный) между ответственными лицами ликвидируемой компании и архивов.

Подготовить документы ликвидируемого общества на хранение в вышестоящую организацию или архив в праве следующие лица:

  1. Учредители, директор или ответственные сотрудники (к примеру, специалисты кадровой службы), если ликвидация ООО происходит добровольно.
  2. Конкурсная комиссия, если ликвидация ООО происходит в порядке банкротства.

Основными задачами лиц, ответственных за организацию сохранности документов, являются:

  • обеспечение целостности и комплектности передаваемых на хранение документов;
  • упорядочение документов (например, согласно определенным категориям);
  • проведение необходимых юридических действий при передаче документов на хранение в вышестоящую компанию или архив.

При подготовке документов к передаче на хранение могут выявляться такие, которые в архив можно не направлять (например, если срок хранения документа уже истек). Данные документы должны быть уничтожены в установленном порядке.

Важно! Если руководством компании или ликвидационной комиссией не будут выполнены действия по направлению документов на хранение в компетентный орган, то им грозят серьезные санкции.

Подготовительные мероприятия перед передачей документов на хранение в архив

Несмотря на то, что документы на хранение передаются в профессиональные органы, вся документация должна пройти предварительную подготовку перед передачей в архив. При этом выполняется следующее:

  1. Сортировка документации, оставшейся после ликвидации ООО. Документы необходимо разложить по разделам, которым придается статус дела. Объем одного дела не должен превышать 250 страниц. Документы, имеющие разные сроки хранения, необходимо разложить в разные дела. Повтор документов не допускается. Все дела следует сортировать по годам.
  2. Прошивка дел. Картонная папка с документы прошивается суровыми нитками через 4 отверстия. Документы в папке должны быть расположены в хронологическом порядке, После этого листы в папке нумеруют, за исключением первого и последнего листа. Первый лист остается без надписей, а последний – лист заверителя.
  3. Нумерация папок дел.
  4. Оформляются обложки для дел. На обложках указываются: наименование компании полностью и кратко, заглавие, период собрания и число страниц в деле.
  5. Составляется полная опись дел. Опись составляют на специальном бланке, включенном в материале к передаче. Опись включает в себя историко-архивную справку, данные об учредителях, основной вид деятельности общества, смену участников, реорганизации общества, протокол о ликвидации ООО, а также данные о лицах, проводящих ликвидационные мероприятия.

После всех выполненных мероприятий дела складывают в коробку архивного хранения и после завершения ликвидации передаются в архив.

Важно! Опись дел, передаваемых на хранение в архив после ликвидации общества, следует составить в трех экземплярах.

Если компания работала продолжительный период времени, то документов останется очень много. Поэтому процесс подготовительных мероприятий к хранению может быть очень трудоемким и длительным. В этом случае вся подготовительная работа может быть выполнена сотрудниками архива по заключенному с ликвидационной комиссией договору.

Ответственность, если документы не были переданы на хранение

Если руководство ликвидируемого общества или ликвидационная комиссия нарушит требования законодательства об организации хранения документов ликвидируемой компании, то к ним могут применяться следующие санкции:

  1. Штраф в размере от 300 до 500 рублей (13.20 КоАП РФ). Такой штраф накладывается на должностное лицо компании, если нарушения не являются серьезными, например, если допущены ошибки в комплектации или ведении учета архивных документов.
  2. Штраф в размере от 2500 до 5000 рублей и от 200 000 до 300 000 рублей накладывается, соответственно, на должностное лицо и ликвидируемую организацию в иных случаях. Данная санкция накладывается в соответствии со ст. 13.25 КоАП РФ в отношении:
  • ООО, являющегося участником рынка ценных бумаг в случае невыполнения обязанностей по хранению ценных бумаг и других документов;
  • любых ООО, нарушивших требования ст. 50 закона 14-ФЗ «Об ООО», которой определяются требования по хранению определенных документов.
  1. Штраф в размере до 200 000 рублей (или в размере дохода виновного лица за 1,5 года) и иных санкции (в том числе принудительные работы, арест и лишение свободы). Данные санкции применяются в том случае, когда обязанность по организации хранения документов выполняется ликвидационной комиссией. То есть в случае банкротства компании. Действия комиссия могут расцениваться как намеренное сокрытие документов или даже их уничтожение.

Источник: https://buhland.ru/srok-xraneniya-dokumentov-posle-likvidacii-ooo/

Хранение документов при ликвидации ООО

Где хранятся документы после ликвидации организации

Хранение документов при ликвидации ООО – важный вопрос, которым стоит озаботиться, когда эта процедура завершена. Ликвидация – это полное прекращение деятельности компании в официальном порядке. Но так как дела ООО могло вести долго, то документы, связанные с ними, могут потребоваться и после закрытия.

Зачем нужно хранить документацию

Необходимость хранения документов в архиве государства или муниципалитета будет существовать всегда, вне зависимости от того, является ли предприятие государственным либо независимым. Иными словами, каждое ликвидируемое юридическое лицо должно передать почти все свои бумаги в государственный архив.

Значение такого архива довольно серьезное. После того, как компания ликвидирована, гражданам необходимы некоторые справки относительно работы. Получить их непросто, когда документация по личному составу фирмы не передана на хранение.

Одна из самых частых причин, по которым иногда требуется обратиться к документам закрытой компании – это поднять дело сотрудника, чтобы найти важную информацию. Люди часто теряют трудовые книжки и другие удостоверения, которые подтверждают их опыт и квалификацию.

Иногда необходимость в бумагах появляется у бывшего директора или владельца предприятия. Например, если к нему обращаются кредиторы или другие организации с требованиями урегулировать обязательства.

Существуют сроки хранения документации ликвидированной организации, которые закреплены законодательно. Вид деятельности ООО, количество лет, которые компания провела на рынке, на эти сроки не влияют. Хранить отчетность нужно даже «нулевым» предприятиям.

Что делать с документами при ликвидации

Когда ликвидация завершена, от лиц, ответственных за совершение процесса, требуется два действия:

  1. Закрыть расчетный счет. Опционально сюда может быть подключено закрытие кассы ККМ, уничтожение печати. Но их может и не быть, а счет есть всегда. Для закрытия счета нужно предоставить в банк заявление и выписку из реестра об исключении.
  2. Отправить документы в архив. Регулируется процесс передачи, а также список документов ФЗ 125. В одном из его положений описан список бумаг, которые надлежит передать в архив на хранение.

Закон регулирует, кто и где хранит документы. Ответственные лица за предоставление документации в архив:

  • ликвидатор или ликвидационная комиссия;
  • конкурсный управляющий;
  • учредители компании.

Реорганизация – это тоже способ ликвидации. Но в этом случае, в отличие от вариантов, описанных в предыдущей части, у компании есть правопреемник. Именно на него ложится ответственность по хранению всех бумаг. В архив ничего не сдается.

Передача документов в архив

Чтобы бумаги отправились в архив, необходимо заключить договор. В договоре прописывается, кто будет заниматься подготовкой бумаг, а также понесет все расходы, связанные с этим процессом. Обычно всеми подготовительными работами занимается сама ликвидируемая компания.

В стандартном договоре описываются еще сроки хранения и условия, при которых после истечения этих сроков документы могут быть уничтожены. Обязательно оговаривают расходы, которые в связи с этим понесет архив. При приемке документов составляют акт.

По срокам хранения все документы делятся на три типа:

  • Постоянного. Этот тип не предполагает ограничения срока хранения. Можно сдать в муниципальный или городской архивы.
  • Длительного. Эти бумаги тоже примут муниципальный и городской архивы.
  • Временного. Сюда относятся все остальные бумаги, которые было решено хранить. Государственные архивы не обязаны принимать их, поэтому обычно их передают в архивные компании.

Документы постоянного и длительного хранения не разрешается предавать в частные архивы.

Как подготовить документы к сдаче в архив

Подготовка к сдаче – это процесс довольно трудоемкий. Важно, насколько точно соблюдался порядок в бумагах при ведении деятельности ООО.

Если компания существовала не один десяток лет, а документацией никто не занимался, то подготовить бумаги к сдаче в архив будет очень непросто.

Обычно, чтобы избежать трудностей, передают подготовку самому архиву или компании, специализирующейся на этом.

Нужно провести следующие работы:

  • Упорядочить все дела. Разложить все по группам. Каждая группа получает статус дела. В деле должны лежать бумаги с равным сроком хранения. Обычно дела сортируют по годам. Одно дело не может содержать больше 250 листов. Дублирование документов не допускается.
  • После того, как все дела подготовлены, их нужно разложить в каком-либо порядке.
  • Подшить все. Берут папки, удаляют из документов все скрепляющие элементы: скобки, скрепки. Затем с помощью дырокола делают отверстия и сшивают дела.
  • После того, как дела подготовлены и прошиты, их нужно пронумеровать. Эта процедура подчиняется некоторым правилам.
  • Составить опись. Она нужна не всегда, но если в архив сдают документы, которые нужно хранить более 10 лет, без описи не обойтись. Ее нужно составить на особом бланке.
  • Сделать обложки для всех дел. На них нужно указать основные параметры документов, такие как дата, название, срок хранения док. Важно также знать, какие документы хранить после ликвидации.

Виды документов фирмы, подлежащих сохранению

В соответствии с действующим законодательством выделяют 3 вида документов, которые связаны с деятельностью компании и подлежат хранению:

  • документация постоянного хранения. К ней относятся бумаги, которые содержат в себе сведения о полученной прибыли и коммерческой деятельности организации. Столь важные материалы принимаются на постоянное хранение;
  • документация длительного хранения. В ней содержатся сведения о работниках ликвидируемой компании. Их нельзя уничтожать в течение 75 лет. Дела по кадровому составу необходимо сдавать в 3 экз. на бумажном носителе, один электронный вариант. Это различные приказы, связанные с приемом на работу, увольнением, переводом сотрудников, личные дела, трудовые договоры, сведения о зарплате, штатное расписание и другие кадровые моменты. Сохранению подлежит историческая справка, представляющая собой полную информацию об организации, ее истории и деятельности;
  • документация временного хранения. Период ее хранения составляет не больше 10 лет. Такие бумаги передают в архив, если период их хранения еще не истек. В этом случае необходимо осуществить уничтожение документов. Сюда относят приказы об отпусках, административных работах, командировках и прочее; бумаги со сведениями о приобретении различных материалов для нужд компании, иные документы без значительной информации о хозяйственной и других видах деятельности предприятия.

Документы постоянного хранения

Существует список документов, которые нужно сдавать на постоянное хранение. Сюда относят бумаги, которые регистрируют получение прибыли ликвидированного предприятия и регистрируют ход бизнес-деятельности. В этой группе присутствуют следующие документы:

  • учредительные документы: в частности, устав;
  • приказы руководства и журнал их регистрации;
  • акты уничтожения бумаг;
  • отчеты и декларации для налоговой службы, внутренние бухгалтерские документы;
  • договоры о сделках и услугах;
  • документы, описывающие структуру компании и ее работу;
  • документы о выставлении цен.

Если возникает необходимость получить справку о документах, которые хранятся в архивах, нужно обратиться к ним. Сотрудники обязаны выдать справку, составленную по правилам, регулирующим способ подачи информации в документе. Справка составляется так, чтобы не возникло разночтений при ее использовании.

https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

Выданные справки считаются юридическими документами и могут быть использованы соответствующим образом. Можно затребовать копии документов: постановлений, положений и приказов.

Документы длительного хранения

Сколько лет нужно хранить эти бумаги? Все, что касается сотрудничества со служащими компании, нужно держать в архиве 75 лет:

  • трудовые договоры, приказы об увольнении и переводе между отделами и подразделениями;
  • личные дела сотрудников;
  • журналы регистрации трудовых книжек;
  • подлинники таких документов, как трудовые книжки и свидетельства об образовании, если работники не забрали их;
  • документы о заработной плате, ведомости, переработках, расписании работы и подобные;
  • акты по травматическим происшествиям и авариям.

Документация временного хранения

Сюда относится все, что не нужно хранить больше 10 лет. Государственные архивы обычно отказываются принимать такие бумаги. Поэтому следует передавать их в частные архивные центры. Если срок хранения документа истек, его можно уничтожить, но обязательно следует составить акт.

Что входит в эту категорию:

  • акты приема выполненных работ;
  • акты закупки материалов, расходников и комплектующих;
  • приказы о сверхурочных, командировках, отпусках и подобные бумаги;
  • все остальное, что не содержит полезных в долгосрочной перспективе сведений.

Уничтожение документов и печатей

При ликвидации предприятия уничтожению подлежат документы, срок хранения которых истек, а также печать. Важно, что утилизировать можно только те бумаги, которые уже прошли налоговую проверку.

Если это отчетность, срок хранения которой миновал, но сверки с налоговыми и другими службами еще не было, уничтожать ее нельзя.

Вообще, к уничтожению лучше приступать только после внесения записи о ликвидации в ЕГРЮЛ.

Уничтожение печати – одна из обязательных процедур. Составляется акт и делается отметка в регистрационно-учетных формах. В таком качестве может выступить журнал учета печатей и штампов.

Как уничтожать печати:

  • Отнести в органы по учету печатей (это обязательно, если печать внесена в реестр).
  • Разобраться с этим самостоятельно.
  • Доверить дело мастерской печатей.

Последние два способа нуждаются в составлении акта. В нем указывается: где, как и кем была уничтожена печать, основание для этого. Существуют регламентированные методы для уничтожения. Акты нужно хранить вместе с другими документами, это нужно, если понадобится доказать подлинность или подделку документа с такой печатью.

Нужно ли уничтожать документы самостоятельно? Не обязательно, для уничтожения важных бумаг можно использовать один из следующих способов:

  • Шредирование. Это измельчение бумаг с помощью шредера. Офисные шредеры способны избавить вас от бумаг, а промышленные смогут разрушить диски, пластиковые карты и другие прочные изделия.
  • Сжигание. Обычно этот метод применяется для секретных документов или таких, информация на которых относится к конфиденциальной. Кажется, что это легко сделать и самостоятельно, но все зависит от количества документов и правильного выбора места для сжигания.
  • Выездное уничтожение. Обычно большое количество бумаг доверяют специальным компаниям, которые работают на базе выездного шредера. Он располагается в грузовой машине, это мощное промышленное устройство. Уничтожение происходит прямо возле офиса, документы никуда не увозят. Уровень безопасности значительно выше, чем при уничтожении в офисе.

Какой бы метод ни был выбран, нужно составить акт об уничтожении. Если вы доверяете это сторонней организации, она должна обеспечить безопасность операции. Выбор метода во многом определяется требованиями к соблюдению конфиденциальности по отношению к информации на уничтожаемых документов.

Ответственность за неисполнение хранения и уничтожения документов

Сдача документов в архив предусмотрена законодательством, но многих волнует вопрос о том, что будет, если не хранить документы. Неисполнение этой процедуры приводит к административной ответственности.

Штраф, который накладывается на юридическое лицо, может достигать двухсот или трехсот тысяч рублей.

Исполнителем наказания является лицо, ответственное за хранение документов, а не само ООО, поэтому избежать штрафа при неисполнении непросто.

Если при ликвидации были скрыты какие-либо документы, к ответственности обычно привлекается ликвидатор или руководитель ликвидируемой организации. В зависимости от тяжести деяния, ответственность может быть даже уголовной. Лучше всего потратить определенные усилия и сдать документы: это позволит учредителям спокойно себя чувствовать.

Если уничтожить документы, которые по закону подлежат хранению, то это тоже является наказуемым. Существует закон, предусматривающий нарушения при комплектовании, хранении или учете документов.

Источник: https://rigbi.ru/likvidatsiya_ooo/khranenie_dokumentov_pri_likvidatsii_ooo_/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.